Depuis la clôture de l’exercice 2011, l’Administration de l’enregistrement (AED) peut demander à l’assujetti, lors de contrôles sur place, la fourniture de ses données comptables sous un format prédéfini et par voie électronique. En 2005, les services de l’OCDE ont développé une nomenclature spécifique pour la transmission électronique de données comptables aux fins de contrôles fiscaux connue sous le nom Standard Audit File for Tax ou SAF-T. Ce fichier SAF-T, contenant toutes les données en relation avec l’activité économique d’un assujetti, doit permettre aux vérificateurs un accès à toutes les données comptables. À l’aide d’un logiciel de révision, les vérificateurs peuvent donc procéder à un examen complet des différentes opérations commerciales et écritures comptables enregistrées dans le système. Cette nouvelle méthode est plus rapide, plus efficace, plus précise, moins coûteuse et offre ainsi une meilleure qualité de vérification. Elle devrait faciliter considérablement les opérations du contrôle externe, tant pour l’assujetti que pour l’administration.
La Loi du 19 décembre 2008 concernant la coopération inter-administrative entre les administrations fiscales a modifié l’article 70, §3, 2 de la loi TVA luxembourgeoise et stipule : « Lorsque les livres, documents et, généralement, toutes données, qui doivent être communiquées sur requête à l’administration, existent sous forme électronique, ils doivent être, sur demande de l’administration, communiqués, dans une forme lisible et directement intelligible, certifiée conforme à l’original, sur papier, ou suivant toutes les autres modalités techniques que l’administration détermine. »
Il résulte de cette disposition que l’AED a le pouvoir de demander à tout assujetti, disposant d’un système électronique, un extrait de sa comptabilité sous forme de fichier électronique. Si l’administration en exprime la demande, cet assujetti est donc tenu, sous peine de sanctions, de délivrer des données par voie électronique.
Dans un souci d’adaptation à l’évolution technologique et afin d’alléger les obligations pesant sur les assujettis, l’AED a souhaité revoir sa méthode de contrôle et, lorsqu’elle le jugera approprié, procèdera à une analyse des données reçues sous forme électronique au moyen d’un logiciel de révision. Le fichier d’exportation mis en place par l’AED, dénommé Fichier d’audit informatisé de l’Administration de l’enregistrement » ou FAIA, se base principalement sur les standards du SAF-T. Ce fichier a été construit sous un format structuré XML.
Le fichier se base sur tous les enregistrements qui ont été saisis dans le système comptable, y compris les bases de données relatives aux commandes passées, aux clients, aux fournisseurs, aux factures, aux paiements. Les données du fichier d’exportation FAIA seront bien entendu traitées par l’AED de manière confidentielle. Les données comptables doivent être fiables. L’AED entend par là des données qui reflètent par leur contenu une illustration des chaînes de transactions complètes et précises. L’intégrité des données sera généralement assurée par une combinaison entre des mécanismes de contrôles internes stricts et des techniques de sécurité appropriées garantissant la fiabilité des données stockées.
Le FAIA est structuré de manière à ce qu’il soit possible de fournir les données d’une seule ou de plusieurs sources. Il a été construit sous un format structuré XML, facilement lisible et extensible. D’autres formats sont acceptés si ces fichiers sont structurés, facilement lisibles et contiennent tous les champs et données que l’AED peut demander. En tout état de cause, les données exportées dans d’autres formats que les formats XML, XBRL ou DBF doivent être :
– Structurées
– Lisibles
– Documentées
– Fournies sur un support électronique standard
L’AED peut demander indistinctement, mais non limitativement, l’ensemble des éléments gérés par les systèmes informatisées de :
– Comptabilité générale
– Gestion commerciale
– Système de caisses et de recettes
– Gestion de stocks
– Gestion de production
– Gestion des immobilisations
– Gestion du personnel
En principe, les données demandées sont à fournir sur un support électronique standard (notamment CD-R ou DVD-R). Les fichiers fournis sur d’autres supports sont permis dans la mesure où l’accord de l’AED a été obtenu préalablement.
Dans une première phase, cette obligation de transmission électronique de données se limite aux entreprises tombant sous la réglementation du plan comptable normalisé (PCN) auprès de la Centrale des bilans, ce qui exclu les sociétés du secteur financier, compte tenu de la spécificité de leurs activités. Le premier exercice concerné est celui relatif à l’année 2011. Les premiers contrôles sur base de FAIA pourront donc avoir lieu après le dépôt des déclarations TVA couvrant l’année 2011.
Ainsi, dans une première phase, les entreprises non soumises au PCN ne seront pas visées. De même, celles bénéficiant d’un régime TVA simplifié, celles dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 112 000 euros, ou dont le nombre de transactions comptables annuelles ne dépasse pas les 500 unités ne seront pas concernées à court terme.